参加企画の参加申し込み

第32回葉山芸術祭参加企画の申し込みについて

●第32回葉山芸術祭（2024年度）は4月20日（土）～　5月12日（日）の開催です。

●参加申し込みについて
今年度より、申し込みおよび参加費の支払いは、オンライン決済システム「coubic.com」を利用します。PCやスマホを利用し、クレジットカードでの決済になります。これらの仕組みが利用できない状況の方は、実行委員会でお手伝いいたしますので、年が明けましたら早めにご相談ください。
お申し込みは2024年1月6日午前10時より、以下のサイトから申し込みを受付けます。締切は2024年1月31日です。

●事務手数料負担のお願い
申し込み方法改変に伴い、恐縮ですが事務手数料の負担を皆様にお願いしたいと思います。作業の円滑化と間違いのない手続きを目指した改変です。これまでも参加費の入金時に銀行振込手数料をご負担いただいていましたが、それに替わるものとご理解ください。「参加企画」「青空アート市」とも、参加費に500円をプラスした金額になります。

●飲食の提供・販売について
これまで「参加企画」における飲食物提供や、「青空アート市」での飲食物の販売について明確な規定はありませんでしたが、今年度より地域管轄保健所の指導を尊重し来場者に食品を提供する場合、食品衛生管理法を遵守する形態を守る形での開催をお願いします。これは、有償での食品の提供・販売を行なう場合のみ適用され、無償で茶菓の提供は含まれません。

● 参加企画について

1）申し込み時に、ガイドブック記載の情報入力が必要となります
これまでは、「申し込み：1月末」→「参加費入金：2月上旬」→「ガイドブック用原稿送信：2月上旬～」と「申し込み」から「ガイドブック掲載内容の送信」までのプロセスが分かれていました。場合によってはガイドブック掲載内容を、遅くまでお待ちしている場合もありましたが、2024年度は1月の申し込み時に、STORES上で「申し込み」「参加費決済」「ガイドブック記載内容の送信」を一気に行なっていただき、参加申し込みが完了する形になります。 したがって、1月末の申し込み締め切り時までに、「イベントタイトル」「日時」「開催場所」「観覧料」「観覧・参加申し込み募集方法」等の情報を、決定しておいていただく必要があります。後日変更があれば、内容変更を受け付けますが、ガイドブックの初校での校正による変更になることをご了承ください。
2）「開催場所」の決定は特に重要です
「参加したいが場所がみつからない」という場合は、なるべく早く実行委員会にご相談ください。
3）遠隔地での開催の場合の地図割愛について
御用邸を中心とした海岸沿い（南北）方向に10km圏内、また御用邸（海岸）付近を起点に8km程度・東方向に伸ばした四角いエリア内を開催場所とする企画については、これまで通り、ガイドブックで開催場所を地図上に記載いたしますが、そこから外れるエリアでの開催の場合、開催場所地図の掲載を割愛させていただくことになりました。参加は受け付けますが、ガイドブック地図上に記載はありません。

●その他の今年度の葉山芸術祭について
以下の内容は、初めて参加される方も、過去に参加経験のある方にとっても、ご確認いただくべき内容です。

★参加企画★
［日程］
会期4月20日～5月12日の間で任意に開催日を決定してください。

［内容と会場］
●coubic.comからの申し込み時点で、イベント名・会場・主催者情報・会期・開場時間・観覧料や参加費等の記載が必要で、この記載とクレジットカードでの参加費決済により参加申し込みが完了します。
●会場は葉山町を中心とした近隣地域（逗子市、鎌倉市、横須賀市、三浦市）で、個人宅や店舗・貸しスペース等を参加者自身が確保した上でお申し込みください。オンライン配信等で、リアルな集客を伴わず開催する企画の場合、会場の場所は不問で参加を受け付けます。
●内容は決まっているものの、葉山町および近隣での会場探しに困っている場合、実行委員会が相談に乗ります。1月20日（土）森山神社で相談会を開催予定ですので是非ご活用ください。

［参加費］
●一つの企画につき10,500円（事務手数料込み）
2枠拡大／18,500円と3枠拡大／25,500円のオプション有り。
＊「2枠拡大」と「3枠拡大」とは、ガイドブック上で2倍、3倍の大きな掲載スペースで告知できる参加の仕方です。
●「一つの会場」で行なわれるイベントを「一つの参加企画」として受け付けます。開催会場が複数に分れる場合、会場毎に別の「参加企画」としてお申し込みください（2枠・3枠拡大でも1会場＝1参加企画の原則は変わりません。2or3枠の掲載スペースに複数会場の情報を掲載することはできません。会場ごとに別の参加企画としてお申し込みをお願いします）

［申し込み前に知っておいていただきたいこと］
●申し込み受付後の参加辞退は2月12日（月）まで受け付けますが、それ以降の参加者都合による参加中止の場合は、参加費の返金はできませんので予めご了承ください。末尾の＜キャンセルポリシー＞をお読みください。
●ガイドブック記載の内容は、申し込み時、coubic.com入力フォームから送信いただきます。その後、別途メールで掲載の図版（写真や作品イメージ等）をメール送信していただきます。寄せられた内容は、実行委員会が掲載に適した形に編集し、参加者に校正で確認いただいた上で、決定稿とさせて頂きます。同じ内容を芸術祭公式HPにも掲載します。
●ガイドブック編集期間にあまりにも多くの変更や、制作進行上に重大な支障をきたす要望があった場合、実行委員会の意向を優先させていただく場合があります。また、コミュニケーションが極めて困難と実行委員会が判断した場合、参加自体をお断りする場合があります。どちらも予めご了承ください。
●参加申し込み後のおおまかなプロセス
＊2月上旬より地区担当者より、ガイドブック掲載内容をメールで送信。「okもしくは、修正希望」のメールを受信後3日以内に返信してください。
＊4月6日（土）ガイドブック配布会（葉山で開催）で、ガイドブックをお渡し（来場不可の場合は、後日の引き取りや着払いでの郵送も可能）。同会場では参加者交流の場を設けます。企画を宣伝するツールを交換するなど、集客の相互協力のために活用してください。

＜キャンセルポリシー＞
お申し込みの前に以下のキャンセルポリシーについて必ずご一読ください。
●キャンセル料について
○ 2024年2月12日までにキャンセルの場合：全額返金（返金振り込み手数料除く）
○ 2024年2月12日以降のキャンセルについては返金は致しかねます。災害などでイベント自体が中止になった場合は返金いたします。
●返金方法について
ご指定の口座に返金いたします。返金可能期間内にキャンセルご連絡の際には、以下の内容をお知らせください。
·金融機関名
·支店名
·口座種目（普通・当座）
·口座番号
·口座名義（カタカナでご記載ください）
また、返金時の振込手数料は参加者様ご負担とさせていただきます。
●災害時の対応・イベント開催中止の場合について
主催者都合によりイベントを中止する場合、災害などのやむを得ない場合を除き、原則として当日までにメールまたはホームページでご連絡いたします。
●キャンセル連絡先
やむを得ない事情によりキャンセルを希望する場合は、下記までご連絡ください。
［ご不明点・ご要望は以下へ］

contact@hayama-artfes.org